Règles à suivre
Tous les projets impliquant l’utilisation de ressources humaines ou matérielles de l’Université, ou impliquant des personnes inscrites à titre d'étudiant, d'étudiante ou de stagiaire postdoctoral(e) sont soumis aux règles et aux politiques de l’Université et des organismes partenaires qui financent les projets. Afin de maintenir une relation de confiance avec les organismes, les règles financières et de conduite édictées par ces derniers doivent être respectées. Dans le cas d'absence de règles de l'organisme sur un sujet donné, les règles financières de l'Université Laval prévalent.
Règles des organismes subventionnaires
Logiciels à utiliser
Les fonds ont été avancés au projet et sont disponibles pour dépenses? Vous devez assurer un suivi de ces dernières à l’aide des logiciels et outils du Service des finances de l’Université Laval PeopleSoft Finances et Explo.
PeopleSoft Finances*
Permet la SAISIE des transactions financières :
- Demande d’achat
- Demande de paiement
- Rapport de dépenses de voyage et frais de réception
- Avance de voyage
- Factures
- Écritures de journal
- Réception et livraison de la marchandise
Explo*
Exploration comptable
Permet la CONSULTATION des données saisies dans PeopleSoft Finances et PeopleSoft RH pour un suivi budgétaire et transactionnel des projets.
* Un identifiant UL (IDUL) et un mot de passe (NIP) sont obligatoires pour accéder à ces logiciels. Veuillez vous référer à la section « Accès à obtenir » plus bas.
Pour utiliser ces logiciels hors campus, vous devez vous connecter au réseau de l’Université Laval à distance. Consultez la marche à suivre de la Direction des technologies de l’information pour accéder au réseau.
Vérification des transactions
Toutes les transactions financières seront vérifiées par le Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) avant d’être envoyées au Service des finances ou au Vice-rectorat aux ressources humaines pour vérification institutionnelle.
Recherche en centres affiliés
Pour les chercheurs et chercheures qui conduisent leur recherche en centres affiliés, les tâches administratives doivent être effectuées par le personnel de l’établissement où le chercheur ou la chercheure réalise la recherche, soit par des adjointes et adjoints administratifs, des professionnelles de recherche, des professionnels de recherche, etc.
Formations à suivre
Le Service des finances offre gratuitement plusieurs formations en gestion financière, en ligne, en salle et hybrides, aux employés appelés à travailler dans ce domaine à l’Université Laval.
Formation obligatoires
En tant que nouvel utilisateur ou nouvelle utilisatrice de PeopleSoft Finance et EXPLO, vous devriez suivre les formations suivantes afin de vous permettre de mieux comprendre le fonctionnement de la gestion financière des projets de recherche à l’Université Laval :
Formations hybrides :
- Les bases en gestion financière
- Explo – exploration comptable de l’Université Laval
Formations en ligne sur les règles et politiques :
- Les règles financières à l’Université Laval
- Les règles financières des projets de recherche
Formations selon les besoins
Les formations en salle doivent être suivies selon les besoins de l’utilisateur ou de l'utilisatrice de PeopleSoft.
Outils supplémentaires
Le Service des finances propose des tutoriels et des guides sur les saisies dans PeopleSoft Finances et Ressources humaines ainsi que sur les consultations dans Explo.
Important! Les tutoriels et les guides de saisie ne remplacent pas les formations.
Accès à obtenir
Identifiant UL (IDUL) et mot de passe (NIP)
Un identifiant UL (IDUL) et un mot de passe (NIP) sont requis pour accéder aux logiciels et outils du Service des finances. L'IDUL est composé de cinq lettres (premières lettres de vos prénom(s) et nom(s)) et souvent d'un nombre. Si vous ne détenez pas d'IDUL, vous en obtiendrez un en remplissant une demande d’accès aux systèmes administratifs de l’Université Laval.
N.B. L'identifiant UL n'est pas une donnée confidentielle. Par contre, pour conserver la confidentialité de vos données personnelles et en assurer la sécurité, il est important de garder, en tout temps, votre mot de passe (NIP) secret.
Demande d'accès aux logiciels
Pour effectuer la gestion financière à l’Université Laval, seul le ou la responsable de projet a automatiquement accès aux applications financières PeopleSoft et à Explo (en mode consultation). Toute autre personne doit obtenir l’accès auprès du Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) de la Faculté de médecine qui transmet les demandes au Service des finances de l’Université Laval.
Vous pouvez faire une demande d’accès sans procuration (accès à la pièce, à un ou des projets précis uniquement) ou une demande avec procuration (accès à tous les projets actuels et futurs d’un même chercheur ou d'une même chercheure).
Marche à suivre SANS procuration
- Remplir le formulaire Demande d’accès à PeopleSoft et EXPLO (PDF)
- Envoyer le formulaire à accesrech@fmed.ulaval.ca en prenant soin d’ajouter le chercheur ou la chercheure en C.C. du courriel
Marche à suivre AVEC procuration
- Remplir le formulaire de procuration (Word)*
- Envoyer la procuration à accesrech@fmed.ulaval.ca
*Pour remplir le formulaire de procuration au nom d’un chercheur ou d'une chercheure, vous devez faire une demande d’ajout du chercheur ou de la chercheure à votre liste du mandataire à rhvdres@fmed.ulaval.ca en indiquant votre IDUL, ainsi que l’IDUL du chercheur ou de la chercheure pour qui vous remplissez le formulaire.
Nous générons une liste des accès à modifier (octroi et retrait), une fois par semaine. Il faut ensuite compter 24 heures pour l'entrée en vigueur des accès à compter du moment où la demande a été traitée par le Service des Finances.
Connexion hors campus
Pour pouvoir utiliser PeopleSoft Finances, PeopleSoft RH et Explo en dehors du campus, vous devez vous connecter au réseau de l'Université Laval à distance. Consultez la marche à suivre de la Direction des technologies de l'information pour accéder au réseau.