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Versement d'une bourse - Étudiant(e)s et stagiaires boursiers(-ières)

À l'Université Laval, le versement des bourses aux étudiants, étudiantes et stagiaires des chercheurs et chercheures s'effectue par l’intermédiaire du formulaire Demande de paiement de bourse (VRRH-74), quel que soit le type de bourses.

Attention, des instructions particulières s'appliquent pour certains types de bourses ou d'étudiants/stagiaires.


Formulaire et marche à suivre

Formulaire :

Marche à suivre :

  1. Vérifier si des instructions particulières s’appliquent pour votre demande
    *Des exemples de formulaires sont fournis
  2. Remplir le formulaire en vous référant aux consignes générales et outils plus bas
  3. Faire signer le formulaire par le ou la titulaire du projet et le ou la bénéficiaire de la bourse
  4. Envoyer le formulaire à rhvdres@fmed.ulaval.ca.

Une fois approuvé, le formulaire sera envoyé au Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH) pour la saisie dans PeopleSoft RH.


Instructions particulières

En fonction du type d’étudiant(e) ou stagiaire et du type de bourse

Bourse directeur(-trice) de recherche - Étudiant(e) de 1er cycle

Exigences générales

Pour verser une bourse à un étudiant ou une étudiante de 1er cycle, il ou elle doit être inscrite à un cours de stage de recherche prévu à son programme.

Si l’étudiant ou l'étudiante n’est pas inscrite à des crédits de recherche, le chercheur ou la chercheure doit l’engager comme auxiliaire de recherche de 1er cycle (voir Rémunération - Étudiants et stagiaires salariés).

Les bourses doivent être remises pour la poursuite des études. Le chercheur ou la chercheure ne peut exiger à un étudiant ou une étudiante d’effectuer des tâches précises en contrepartie d’une bourse (voir Étudiant/stagiaire boursier ou salarié? Un résumé des différences).


Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d'études

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré

Procédure particulière pour les étudiant(e)s d'une autre université

Vous pouvez verser une bourse à une étudiante ou un étudiant codirigé par un chercheur ou une chercheure d’une autre université (cotutelle).

Pour ce faire, vous devez :

  • Cocher « Autre université » dans le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74)
  • Fournir le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’étudiant ou l’étudiante, s’il ou elle est de nationalité canadienne
  • Joindre l’attestation d’inscription ou un imprime-écran de son dossier d’étudiant ou d’étudiante qui confirme qu’il ou elle est inscrite à temps plein dans son université pour la session concernée. Note : Si la bourse s’étale sur plus d’une session, l’étudiant ou l’étudiante devra vous envoyer la preuve d’inscription pour chaque session couverte par la durée de la bourse.
  • Demander à l’étudiant ou l’étudiante de remplir le formulaire de demande de dépôt direct qui devra être accompagné d’un spécimen de chèque. Cela évitera les délais d’envoi d’un chèque de paie par la poste.

Bourse directeur(-trice) de recherche - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle

Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré

Procédure particulière pour les étudiant(e)s d'une autre université

Vous pouvez verser une bourse à un étudiant ou une étudiante codirigée par un chercheur ou une chercheure d’une autre université (cotutelle).

Pour ce faire, vous devez :

  • Cocher « Autre université » sur le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74)
  • Fournir le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’étudiant ou de l’étudiante, s’il ou elle est de nationalité canadienne
  • Joindre l’attestation d’inscription ou un imprime-écran de son dossier d’étudiant ou d’étudiante qui confirme qu’il ou elle est inscrite à temps plein dans son université pour la session concernée. Note : Si la bourse couvre plus d’une session, l’étudiant ou l’étudiante devra vous envoyer la preuve d’inscription pour chaque session couverte par la durée de la bourse.
  • Demander à l’étudiant ou l’étudiante de remplir le formulaire de demande de dépôt direct qui devra être accompagné d’un spécimen de chèque. Cela évitera les délais d’envoi d’un chèque de paie par la poste.

Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Étudiant(e) de 1er cycle

Procédures particulières

Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :

  • Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera l’étudiant ou l’étudiante et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.

  • Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
    Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.

Exception pour les bourses du FRQS

Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux étudiants et étudiantes et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les étudiants et étudiantes doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.


Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études. 

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré

Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle

Procédures particulières

Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :

  • Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera l’étudiant ou l'étudiante et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.

  • Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
    Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.


Exception pour les bourses du FRQS

Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux étudiants et étudiantes et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les étudiants et étudiantes doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.


Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré

Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Stagiaire postdoctoral(e)

Procédures particulières

Pour qu’un stagiaire postdoctoral ou une stagiaire postdoctorale commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :

  • Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera le ou la stagiaire et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.

  • Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
    Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.


Exception pour les bourses du FRQS

Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux stagiaires postdoctoraux et stagiaires postdoctorales et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les stagiaires doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.

Exigences additionnelles pour les stagiaires postdoctoraux(-ales) étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un stagiaire postdoctoral étranger ou à une stagiaire postdoctorale étrangère, il ou elle doit avoir un permis de travail.

Permis de travail expiré

Bourse Mitacs - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle

Procédures particulières

Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative Mitacs, vous devez :

  • attendre que le projet soit ouvert par le Service des finances
  • remplir le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) en vous assurant d’inscrire les mêmes dates et montants que ceux indiqués sur l’avis d’attribution des fonds de Mitacs
  • envoyer le tout à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré

Bourse Mitacs - Stagiaire postdoctoral(e)

Procédures particulières

Pour qu’un stagiaire postdoctoral ou une stagiaire postdoctorale commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative Mitacs, vous devez :

  • attendre que le projet soit ouvert par le Service des finances
  • remplir le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) en vous assurant…
    • d’inscrire les mêmes dates et montants que ceux indiqués sur l’avis d’attribution des fonds de Mitacs
    • précisant dans la section « Commentaires » qu’il s’agit d’une bourse Mitacs
  • joindre l’avis d’attribution des fonds au formulaire et envoyer le tout à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Exigences pour les stagiaires postdoctoraux(-ales) étrangers(-ères)

Pour verser une bourse à un stagiaire postdoctoral étranger ou à une stagiaire postdoctorale étrangère, il ou elle doit avoir un permis de travail.

Permis de travail expiré

Bourse de soutien aux nouveaux(-elles) chercheur(e)s - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle

Vous êtes un nouveau chercheur ou une nouvelle chercheure qui avez obtenu un soutien de la Faculté de médecine de 15 000 $ par année pour 2 ans pour le recrutement d’un nouvel étudiant ou d’une nouvelle étudiante? Voici comment faire pour obtenir ce financement.

  • Une fois l’étudiant ou l’étudiante inscrite à son programme, vous devez remplir la fiche de candidature comprise dans le document Bourses de recrutement à la maîtrise ou au doctorat — Soutien facultaire aux nouveaux chercheurs (Word, 197 ko) et l’envoyer avec le formulaire de demande de paiement de bourse VRRH-74 à Stéphanie Allaire, technicienne en administration du Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures, à rhvdres@fmed.ulaval.ca. Dès la réception des documents, un projet de recherche sera ouvert au nom du chercheur ou de la chercheure et la Faculté fait la contribution du montant de la bourse annuelle.

Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.

Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ère)

Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.

Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.

Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.

Permis d’études expiré
Quelle est la différence... bourse directeur(-trice) de recherche vs bourse nominative?

Pour les congés de maternité ou congés parentaux


Consignes générales et outils

Recommandations salariales et outils de calcul

Dates de versements

Modalités de versement

Consignes pour la saisie

Signature


Modifier une bourse déjà transmise

Modifier le montant ou la période couverte par une bourse

Modifier la répartition comptable

Des questions?

Voyez à qui vous adresser pour plus d'information.

Dépenses et transactions

Stéphanie Allaire
Technicienne en administration
418 656-2131, poste 414043
stephanie.allaire@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Demandes de marge de crédit
  • Suivi financier des projets de recherche
  • Traitement des demandes de redistribution rétroactive de salaire
  • Transfert de fonds interinstitution
    (Le Service des finances [SF] requiert d’envoyer la demande de paiement et l’entente au technicien qui fait le suivi avec le SF)

Guillaume Vallée
Agent de bureau
418 656-2131, poste 409006
Guillaume.Vallee@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Accès à Explo et PeopleSoft
  • Suivi financier des projets de recherche
  • Vérification des rapports de dépenses de voyage, demandes de paiement, avance de voyage et demande d’achat de + de 1 000 $
  • Vérification de l’admissibilité des dépenses

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Éthique et conduite responsable

Nathalie Houle
Conseillère au développement de la recherche clinique
418 656-2131, poste 402125
nathalie.houle@fmed.ulaval.ca

Frédéric Guénard
Conseiller en développement de la recherche
418 656-2131, poste 403928
frederic.guenard@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Obtenir du financement

Nathalie Houle
Conseillère au développement de la recherche clinique
418 656-2131, poste 402125
nathalie.houle@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Demande de subvention
    Volet clinique, épidémiologique, santé et société

Frédéric Guénard
Conseiller en développement de la recherche
418 656-2131, poste 403928
frederic.guenard@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Demande de subvention
    Volet recherche fondamentale
    (Excluant les cliniciens et cliniciennes)

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Immigration

Pour toute question en matière d’immigration concernant les étudiantes, les étudiants, les travailleuses et les travailleurs étrangers, écrivez à immigration@fmed.ulaval.ca.

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Recrutement et encadrement des étudiants

Marie-Eve Chouinard
Conseillère à la gestion des études
418 656-2131, poste 406845
marie-eve.chouinard@fmed.ulaval.ca

Isabelle Tremblay
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 403127
etudes.sup3@fmed.ulaval.ca

Valérie Dumais-Levasseur
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 404698
etudes.sup1@fmed.ulaval.ca

Marie-Josée Lavoie
Conseillère à la gestion des études 
418 656-2131 poste 406923
marie-josee.lavoie.4@fmed.ulaval.ca

Catherine Comtois
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 407723
etudes.sup2@fmed.ulaval.ca

Chantal Joubert
Technicienne en administration - gestion des études
418 656-2131 poste 406145
chantal.joubert@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Rémunération

Stéphanie Allaire
Technicienne en administration
418 656-2131, poste 414043
stephanie.allaire@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions de rémunération à propos des :

  • Bourses de recrutement de la Faculté de médecine — formulaire de bourse VRRH‑74
  • Programme études-travail
  • Programme nouveaux chercheurs
  • Stagiaires postdoctoraux

Guillaume Vallée
Agent de bureau
418 656-2131, poste 409006
Guillaume.Vallee@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions de rémunération à propos des :

  • Étudiants boursiers — formulaire de bourse VRRH-74
  • Auxiliaires de recherche des 2e et 3e cycles
  • Sujets volontaires et patients partenaires : formulaire de demande de paiement autre que bourse SRH-75

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca