Instructions particulières
En fonction du type d’étudiant(e) ou stagiaire et du type de bourse
Bourse directeur(-trice) de recherche - Étudiant(e) de 1er cycle
Exigences générales
Pour verser une bourse à un étudiant ou une étudiante de 1er cycle, il ou elle doit être inscrite à un cours de stage de recherche prévu à son programme.
Si l’étudiant ou l'étudiante n’est pas inscrite à des crédits de recherche, le chercheur ou la chercheure doit l’engager comme auxiliaire de recherche de 1er cycle (voir Rémunération - Étudiants et stagiaires salariés).
Les bourses doivent être remises pour la poursuite des études. Le chercheur ou la chercheure ne peut exiger à un étudiant ou une étudiante d’effectuer des tâches précises en contrepartie d’une bourse (voir Étudiant/stagiaire boursier ou salarié? Un résumé des différences).
Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d'études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.
Permis d’études expiré
Procédure particulière pour les étudiant(e)s d'une autre université
Vous pouvez verser une bourse à une étudiante ou un étudiant codirigé par un chercheur ou une chercheure d’une autre université (cotutelle).
Pour ce faire, vous devez :
- Cocher « Autre université » dans le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74)
- Fournir le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’étudiant ou l’étudiante, s’il ou elle est de nationalité canadienne
- Joindre l’attestation d’inscription ou un imprime-écran de son dossier d’étudiant ou d’étudiante qui confirme qu’il ou elle est inscrite à temps plein dans son université pour la session concernée. Note : Si la bourse s’étale sur plus d’une session, l’étudiant ou l’étudiante devra vous envoyer la preuve d’inscription pour chaque session couverte par la durée de la bourse.
- Demander à l’étudiant ou l’étudiante de remplir le formulaire de demande de dépôt direct qui devra être accompagné d’un spécimen de chèque. Cela évitera les délais d’envoi d’un chèque de paie par la poste.
Bourse directeur(-trice) de recherche - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle
Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.
Permis d’études expiré
Procédure particulière pour les étudiant(e)s d'une autre université
Vous pouvez verser une bourse à un étudiant ou une étudiante codirigée par un chercheur ou une chercheure d’une autre université (cotutelle).
Pour ce faire, vous devez :
- Cocher « Autre université » sur le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74)
- Fournir le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’étudiant ou de l’étudiante, s’il ou elle est de nationalité canadienne
- Joindre l’attestation d’inscription ou un imprime-écran de son dossier d’étudiant ou d’étudiante qui confirme qu’il ou elle est inscrite à temps plein dans son université pour la session concernée. Note : Si la bourse couvre plus d’une session, l’étudiant ou l’étudiante devra vous envoyer la preuve d’inscription pour chaque session couverte par la durée de la bourse.
- Demander à l’étudiant ou l’étudiante de remplir le formulaire de demande de dépôt direct qui devra être accompagné d’un spécimen de chèque. Cela évitera les délais d’envoi d’un chèque de paie par la poste.
Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Étudiant(e) de 1er cycle
Procédures particulières
Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :
- Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca
Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera l’étudiant ou l’étudiante et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.
- Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.
Exception pour les bourses du FRQS
Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux étudiants et étudiantes et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les étudiants et étudiantes doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.
Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.
Permis d’études expiré
Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle
Procédures particulières
Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :
Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca
Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera l’étudiant ou l'étudiante et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.
Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.
Exception pour les bourses du FRQS
Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux étudiants et étudiantes et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les étudiants et étudiantes doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.
Exigences additionnelles pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.
Permis d’études expiré
Bourse nominative d'un organisme subventionnaire - Stagiaire postdoctoral(e)
Procédures particulières
Pour qu’un stagiaire postdoctoral ou une stagiaire postdoctorale commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative qu’il ou elle vient d’obtenir d’un organisme subventionnaire, vous devez :
Envoyer l’avis d’octroi ou l’autorisation de financement au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures à rhvdres@fmed.ulaval.ca
Un projet de bourse nominative ayant le préfixe « BO » sera ensuite ouvert dans Explo par le Service des finances. Le bénéficiaire du projet sera le ou la stagiaire et le responsable sera le chercheur ou la chercheure qui le ou la supervise.
Quand le chercheur ou la chercheure reçoit la confirmation d’ouverture du projet, son adjointe administrative doit remplir et envoyer le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) à rhvdres@fmed.ulaval.ca afin d’entamer les versements de la bourse.
Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.
Exception pour les bourses du FRQS
Les bourses nominatives du FRQS sont versées directement aux stagiaires postdoctoraux et stagiaires postdoctorales et ne transigent pas par l’Université Laval. Pour avoir des informations à propos de ces bourses, les stagiaires doivent communiquer directement avec la personne responsable du programme de bourse du FRQS.
Exigences additionnelles pour les stagiaires postdoctoraux(-ales) étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un stagiaire postdoctoral étranger ou à une stagiaire postdoctorale étrangère, il ou elle doit avoir un permis de travail.
Permis de travail expiré
Bourse Mitacs - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle
Procédures particulières
Pour qu’un étudiant ou une étudiante commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative Mitacs, vous devez :
- attendre que le projet soit ouvert par le Service des finances
- remplir le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) en vous assurant d’inscrire les mêmes dates et montants que ceux indiqués sur l’avis d’attribution des fonds de Mitacs
- envoyer le tout à rhvdres@fmed.ulaval.ca
Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.
Permis d’études expiré
Bourse Mitacs - Stagiaire postdoctoral(e)
Procédures particulières
Pour qu’un stagiaire postdoctoral ou une stagiaire postdoctorale commence à recevoir le paiement de sa bourse nominative Mitacs, vous devez :
- attendre que le projet soit ouvert par le Service des finances
- remplir le formulaire de demande de paiement de bourse (VRRH-74) en vous assurant…
- d’inscrire les mêmes dates et montants que ceux indiqués sur l’avis d’attribution des fonds de Mitacs
- précisant dans la section « Commentaires » qu’il s’agit d’une bourse Mitacs
- joindre l’avis d’attribution des fonds au formulaire et envoyer le tout à rhvdres@fmed.ulaval.ca
Exigences pour les stagiaires postdoctoraux(-ales) étrangers(-ères)
Pour verser une bourse à un stagiaire postdoctoral étranger ou à une stagiaire postdoctorale étrangère, il ou elle doit avoir un permis de travail.
Permis de travail expiré
Bourse de soutien aux nouveaux(-elles) chercheur(e)s - Étudiant(e) de 2e ou 3e cycle
Vous êtes un nouveau chercheur ou une nouvelle chercheure qui avez obtenu un soutien de la Faculté de médecine de 15 000 $ par année pour 2 ans pour le recrutement d’un nouvel étudiant ou d’une nouvelle étudiante? Voici comment faire pour obtenir ce financement.
- Une fois l’étudiant ou l’étudiante inscrite à son programme, vous devez remplir la fiche de candidature comprise dans le document Bourses de recrutement à la maîtrise ou au doctorat — Soutien facultaire aux nouveaux chercheurs (Word, 197 ko) et l’envoyer avec le formulaire de demande de paiement de bourse VRRH-74 à Stéphanie Allaire, technicienne en administration du Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures, à rhvdres@fmed.ulaval.ca. Dès la réception des documents, un projet de recherche sera ouvert au nom du chercheur ou de la chercheure et la Faculté fait la contribution du montant de la bourse annuelle.
Note : étant donné qu’une bourse ne peut pas être saisie dans PeopleSoft RH pour une période de plus d’un an, un nouveau formulaire VRRH-74 devra être envoyé l’année suivante pour la période restante, s’il y a lieu.
Exigences pour les étudiant(e)s étrangers(-ère)
Pour verser une bourse à un étudiant étranger ou à une étudiante étrangère, il ou elle doit avoir un permis d’études.
Il est important d’inviter l’étudiant ou l'étudiante à se présenter au Bureau du registraire le plus tôt possible pour faire enregistrer son permis d’études (ou sa demande de renouvellement), sans quoi il sera impossible de traiter la demande de paiement de bourse.
Vous n’avez pas à transmettre au VRRH une copie du permis d’études. La validation de ce permis se fait automatiquement par le système informatique.