Rémunération - Étudiant(e)s et stagiaires salarié(e)s

Télécharger le formulaire Demande de saisie de contrat d'auxiliaire de recherche et de stagiaire postdoctoral.

Les auxiliaires de recherche sont des employées et employés syndiqués à l’Université Laval. Il faut donc s’en tenir à ce qui est indiqué dans leur convention collective en ce qui a trait aux avantages sociaux.

Consulter la convention collective

Horaire de travail

Selon la convention collective SARE, il est essentiel que le travail rémunéré n’interfère pas avec le programme d’études de l’étudiante ou l'étudiant; le nombre d’heures moyen recommandé est de 20 heures par semaine, mais peut être augmenté avec l’autorisation écrite de la directrice ou du directeur de mémoire ou de thèse de l’étudiante ou l'étudiant inscrit au 2e ou 3e cycle ou avec l’autorisation écrite de la directrice ou du directeur de programme pour l’étudiante ou l’étudiant au 1er cycle. Au cours de la session d’été et des périodes entre les sessions, ce nombre d’heures moyen recommandé ne s’applique pas (7,03).

Durée du contrat

Tout contrat ne peut s’échelonner sur deux sessions (7,05). Chaque contrat à la session d’automne ou d’hiver exige que l’étudiante ou l'étudiant engagé soit inscrit à l’Université à temps complet (12 crédits); ceci ne s’applique pas à la session d’été, toutefois l’étudiante ou l'étudiant doit être inscrit à temps complet à la session d’automne suivant la période du contrat.

De plus, vous devez :

• Respecter les dates de début et de fin de session (ne peut s’échelonner sur deux sessions)
• Débuter le contrat un lundi et le terminer un lundi (afin de diviser la paie en journée de travail)
• Avoir un NB d’heures totales divisibles par le NB de semaines prévues au contrat (à l’heure ou demi-heure près)

• Prendre connaissance de la convention collective des auxiliaires de recherche
• Remplir le formulaire Demande de saisie de contrat d’auxiliaire de recherche et de stagiaire postdoctoral
• Envoyer la demande au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) de la Faculté de médecine à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Le VDRES se chargera de saisir le contrat dans le logiciel PeopleSoft RH. Quand le contrat sera approuvé par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH), il vous sera envoyé pour signature.

• Signer et conserver le contrat à votre bureau. Le Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures ne garde pas de copie de son côté.

Si vous bénéficiez de subventions pour l’embauche d’étudiants et d'étudiantes pour des postes d’auxiliaires de recherche grâce au programme études-travail, ces dernières ne seront pas versées à vos projets de recherche étant donné qu’il n’est pas possible de mélanger différentes sources de revenus sur un même projet de recherche.

Le Service du développement professionnel de l’Université Laval versera les subventions dans un projet Explo au nom du Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES). Ce montant sera versé au début de la session suivant la période d’embauche. 

Lorsque le Vice-décanat recevra la subvention, une récupération salariale sera faite par le VDRES sur le projet de recherche afin de transférer la dépense de salaire qui était imputée sur votre projet de recherche, vers le projet du VDRES, où la subvention a été versée.

Un montant équivalent à la subvention sera donc disponible au projet de recherche pour imputer d’autres dépenses.

Lorsque vous remplissez le formulaire de Demande de saisie de contrat d’auxiliaire de recherche et de stagiaire postdoctoral pour un auxiliaire qui bénéficie de cette subvention, il est très important d’indiquer le numéro de subvention à la section « Données contrat » pour faciliter les suivis.

Lorsque vous prévoyez bénéficier d’une subvention du programme études-travail pour un étudiant ou une étudiante et une session donnés, il est donc important de vérifier que le projet où la dépense de l’étudiant ou de l'étudiante est imputée sera encore ouvert dans les mois qui suivent la date de fin du contrat. En cas de fermeture d’un projet, il ne sera pas possible de déduire la subvention reçue de la rémunération qui a été versée à l’étudiant ou l'étudiante sur le projet de recherche en question. Le cas échéant, veuillez communiquer avec Stéphanie Allaire à rhvdres@fmed.ulaval.ca.

Information comptable à indiquer lors du téléversement du contrat sur le portail du SPLA :

• inscrire le nom de Stéphanie Allaire à titre de contact administratif
• choisir l’option « combinaisons comptables qui a la classe 100 en suivi »
• inscrire la combinaison comptable Projet : AP503343, Unité : 03033, Fonds : 1, Programme : 10, classe : 100, Compte : A09033.

Les stagiaires postdoctoraux sont des employées et employés syndiqués à l’Université Laval. Il faut donc s’en tenir à ce qui est indiqué dans leur convention collective en ce qui a trait aux avantages sociaux.

Consulter la convention collective

Date de début du contrat

Vous devez respecter la date de début du stage postdoctoral indiquée sur la lettre d’invitation que le ou la stagiaire a présentée lors de son inscription au Bureau du registraire.

• Prendre connaissance de la convention collective des stagiaires postdoctoraux
• Remplir le formulaire Demande de saisie de contrat d’auxiliaire de recherche et de stagiaire postdoctoral
• Envoyer la demande, ainsi qu’une copie de la lettre d’invitation et, si le ou la stagiaire est étranger ou étrangère, une copie de son permis de travail et de son numéro d’assurance sociale (NAS) au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) de la Faculté de médecine à rhvdres@fmed.ulaval.ca

Le VDRES se chargera de saisir le contrat dans le logiciel PeopleSoft RH. Quand le contrat sera approuvé par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH), il vous sera envoyé pour signature.

• Signer et conserver le contrat à votre bureau. Le Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures ne garde pas de copie de son côté.

Tout stagiaire payé par une subvention de recherche a droit à une indemnité de vacances de 8 % qui est prélevée à chaque période de paie. Lorsque celui-ci et celle-ci prévoit prendre des journées de vacances, il ou elle doit accéder au libre-service employé de PeopleSoft RH (Directives pour accéder au libre service [accès sécurisé avec IDUL/NIP]). Il ou elle pourra y déclarer les heures dans sa feuille de temps. 

Une fois dans la feuille, il ou elle doit :

• sélectionner la bonne semaine
• pour les journées où des vacances ont été prises, il ou elle doit déclarer le nombre d’heures prises
• sélectionner le code de déclaration : Vacances – VAC
• enregistrer les heures
• les soumettre

Approbation des heures par le chercheur ou la chercheure

Le chercheur ou la chercheure qui supervise le ou la stagiaire reçoit un courriel lui demandant d’approuver les heures déclarées. Cette tâche peut être déléguée à un employé ou une employée de l’Université Laval qui est désigné pour approuver les formulaires en son nom.

Déclaration par formulaire

Si toutefois les vacances ne sont pas déclarées dans PeopleSoft RH, nous vous demandons de remplir le formulaire SRH-339, et ce, à la fin de chaque contrat. De cette façon, la banque de vacances sera mise à jour régulièrement et le ou la stagiaire ne se retrouvera pas avec un solde de vacances astronomique à déclarer à la fin du stage postdoctoral. En plus, cela pourrait éviter des surprises, comme un versement de vacances en double.

• S’il s’agit d’une décision du chercheur ou de la chercheure, veuillez vous référer à la clause 10.01 de la convention collective et communiquer avec Stéphanie Allaire par courriel via rhvdres@fmed.ulaval.ca. Celle-ci communiquera avec le VRRH pour valider la raison de l’arrêt et donner les directives qui s’en suivent. 
• S’il s’agit d’une décision de la ou du stagiaire postdoctoral, vous devez :
  1. envoyer un courriel demandant l’arrêt du contrat d’embauche de la ou du stagiaire postdoctoral et en donnant la raison de l’arrêt au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) de la Faculté de médecine à rhvdres@fmed.ulaval.ca, en ajoutant le chercheur ou la chercheure et la ou le stagiaire postdoctoral en copie conforme. 
  2. Le VRRH avisera par la suite le Bureau du registraire s’il s’agit d’une fin de stage (envoyer au Bureau du registraire, à postdoctorats@reg.ulaval.ca, une lettre qui confirme que le stage doit prendre fin avant la date prévue - à enlever)
  3. remplir et envoyer le formulaire SRH-339 au Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures (VDRES) de la Faculté de médecine, à rhvdres@fmed.ulaval.ca, pour mettre à jour la banque de vacances. Les heures de vacances non prises seront payées à la ou au stagiaire en même temps que sa dernière paie.

Le Système d’Information sur les Matières Dangereuses Utilisées au Travail (SIMDUT) est un système pancanadien qui émane d’une réglementation fédérale et est destiné à prévenir les accidents reliés à l’utilisation de matières dangereuses. La formation sur le SIMDUT vise à protéger la santé et la sécurité des travailleurs et des travailleuses en favorisant l’accès à l’information sur les matières dangereuses utilisées au travail.

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