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Dépenses de voyage et frais de réception


Règles et procédures administratives

À moins que les règles d'un bailleur de fonds soient plus restrictives, les règles et procédures administratives de l’Université Laval en matière de gestion des voyages, des frais de réception et de représentation s’appliquent aux dépenses afférentes.

Dans le cas où les règles d'un bailleur de fonds seraient plus restrictives que celles de l'Université Laval, ces dernières ont préséance sur celles de l'Université.


Gestion des dépenses de voyage

Avance de voyage

Frais de voyage


Gestion des frais de représentation, réception, repas et accueil d’invité(e)s ou d’employé(e)s

Dépenses admissibles

Frais de voyage pour les personnes invitées : seuls les frais de repas sont remboursés à l’invité ou l'invitée à l’aide du Rapport de dépenses de voyage et de frais de réception. Pour les frais d’avion et d’hôtel, veuillez vous référer à la section « Approvisionnement en biens et services > Exceptions (demande de paiement) ».

Dépenses réclamées avec des honoraires professionnels : Si des dépenses sont réclamées à même le paiement d’honoraires, veuillez vous référer à l’aide-mémoire pour le traitement des honoraires professionnels d’un conférencier invité ou d'une conférencière invitée, d’une société ou d’un travailleur ou d'une travailleuse autonome pour connaître la marche à suivre.

Procédure

Guide de saisie PeopleSoft
Outils et autres ressources

Tarifs préférentiels

L'Université Laval a conclu des ententes avec différents fournisseurs afin d'offrir des tarifs spéciaux et autres avantages à ses utilisateurs. Vous êtes encouragés à profiter de ces ententes institutionnelles.


Frais de soutenance de thèse (examinateur[-trice] externe)

Les dépenses admissibles, pour la participation de l’examinateur externe ou de l'examinatrice externe en présentiel lors d’une soutenance de thèse comprennent les frais de transport, d’hébergement et de repas uniquement. Les règles financière de l’Université s’appliquent en respectant les montants autorisés.

Montants autorisés

Montant*
Présence de l'examinateur(-trice) externe pour la soutenance
150 $Participation par vidéoconférence
Maximum de 250 $Examinateur(-trice) externe en provenance du Québec qui participe en présentiel
Maximum de 700 $Examinateur(-trice) externe en provenance d'un autre province qui participe en présentiel
Maximum de 1 300 $Examinateur(-trice) externe en provenance de l'international qui participe en présentiel

*Tout montant excédant les montants prévus selon la provenance de l’examinateur externe ou de l'examinatrice externe sera à la charge de ce dernier ou cette dernière. Les frais d’impression de thèse ou les frais de réception pour la soutenance de thèse ne sont pas des frais admissibles aux subventions de recherche.

Soutenance organisée dans un centre de recherche affilié

Pour les soutenances organisées dans les Centres de recherche affiliés, les Centres peuvent réclamer jusqu’à concurrence de 150 $ par soutenance pour l’organisation et la tenue de la visioconférence. Nous vous invitons à nous faire parvenir une facture une fois par session pour toutes les réclamations ayant eu lieu dans la session.

Procédure

Important —Vous devez imputer les dépenses au projet AP516675 et indiquer dans votre rapport soumis sur PeopleSoft Finance :

  • le nom et le NI de l’étudiant ou de l’étudiante
  • le nom de l’examinateur externe ou de l’examinatrice externe
  • la date de la soutenance
Guide de saisie PeopleSoft
Autres ressources

Des questions?

Voyez à qui vous adresser pour plus d'information.

Dépenses et transactions

Chantal Desmeules
Technicienne en administration
418 656-2131, poste 400096
chantal.desmeules@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Demandes de marge de crédit
  • Suivi financier des projets de recherche
  • Traitement des demandes de redistribution rétroactive de salaire
  • Transfert de fonds interinstitution
    (Le Service des finances [SF] requiert d’envoyer la demande de paiement et l’entente au technicien qui fait le suivi avec le SF)

Guillaume Vallée
Agent de bureau
418 656-2131, poste 409006
Guillaume.Vallee@fmed.ulaval.ca


Pour vos questions concernant :

  • Accès à Explo et PeopleSoft
  • Suivi financier des projets de recherche
  • Vérification des rapports de dépenses de voyage, demandes de paiement, avance de voyage et demande d’achat de + de 1 000 $
  • Vérification de l’admissibilité des dépenses

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Éthique

Benjamin Goyer
Conseiller en développement de la recherche
benjamin.goyer@fmed.ulaval.ca

Prisca Koné 
Conseillère en développement de la recherche
amenan-prisca-nadege.kone@fmed.ulaval.ca

Frédéric Guénard
Conseiller en développement de la recherche
frederic.guenard@fmed.ulaval.ca

Conduite responsable

Nathalie Houle
Conseillère au développement de la recherche clinique
nathalie.houle@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Obtenir du financement

Benjamin Goyer
Conseiller en développement de la recherche
benjamin.goyer@fmed.ulaval.ca

Prisca Koné (cliniciens et cliniciennes)
Conseillère en développement de la recherche
amenan-prisca-nadege.kone@fmed.ulaval.ca

Frédéric Guénard
Conseiller en développement de la recherche
frederic.guenard@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Immigration

Pour toute question en matière d’immigration concernant les étudiantes, les étudiants, les travailleuses et les travailleurs étrangers, écrivez à immigration@fmed.ulaval.ca.

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Recrutement et encadrement des étudiants

Marie-Eve Chouinard
Conseillère à la gestion des études
418 656-2131, poste 406845
marie-eve.chouinard@fmed.ulaval.ca

Isabelle Tremblay
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 403127
etudes.sup3@fmed.ulaval.ca

Valérie Dumais-Levasseur
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 404698
etudes.sup1@fmed.ulaval.ca

Marie-Josée Lavoie
Conseillère à la gestion des études 
418 656-2131 poste 406923
marie-josee.lavoie.4@fmed.ulaval.ca

Catherine Comtois
Agente de gestion des études
418 656-2131 poste 407723
etudes.sup2@fmed.ulaval.ca

Chantal Joubert
Technicienne en administration - gestion des études
418 656-2131 poste 406145
chantal.joubert@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca

Stagiaires postdoctoraux

Natalia Garcia
Coordonnatrice d’activités-recherche
ilda-natalia.garcia@fmed.ulaval.ca

Pour toutes autres questions : vdres@fmed.ulaval.ca