Approvisionnement en biens et services

De façon générale, toute acquisition de biens et services se fait par l’octroi d’un contrat à un fournisseur. Pour ce faire, une demande d’achat doit être acheminée au Service des finances. C’est le mode d’acquisition qui doit être privilégié.

La demande d’achat est le formulaire de saisie électronique du système de gestion financière PeopleSoft. L’information recueillie sur ce formulaire est utilisée pour la négociation des conditions de l’acquisition et pour l’émission d’un bon de commande qui est acheminé au fournisseur. 

L’utilisation de la Demande d’achat/Bon de commande permet de normaliser les échanges entre l’Université et ses fournisseurs. À la fin du processus, le numéro du bon de commande permettra d’accéder à l’ensemble des documents (factures, paiement, réception de marchandises, documents de douanes et de transport, etc.) pour une transaction donnée.

De façon générale, l’acquisition de biens et services doit se faire par demande d’achat et on ne doit pas utiliser ses fonds personnels pour l’acquisition de biens et services, et se faire rembourser par la suite. Il y a toutefois quelques exceptions pour lesquelles le formulaire «Demande de paiement» doit être rempli, que ce soit pour le remboursement à un individu ou pour le paiement à un fournisseur :

• Dépenses admissibles à une petite caisse (achats de moins de 200 $, taxes incluses lorsque le fournisseur avec qui vous faites affaire n’accepte pas les bons de commande de l’Université Laval); pour les cas où l’Université a une entente institutionnelle avec un fournisseur, vous devez procéder par une demande d’achat
• Achat de volumes, abonnement à une revue ou à une publication (remboursement à un individu)
• Droits de publication d’articles scientifiques (remboursement à un individu)
• Transferts de fonds interinstitutionnels
• Dépenses engagées dans le cadre d’un contrat conclu avec un organisme public (ex. : dépenses en milieu hospitalier)
• Subvention, donation ou contribution à une société savante ou à une association professionnelle, scientifique, culturelle, à condition que celle-ci soit admissible
  ATTENTION : lorsque l’Université obtient en retour de la contribution une forme de publicité (ex : son logo est inscrit au programme de la soirée, nous mentionnons son nom parmi les partenaires) ou tout autre service en échange de la contribution, cette dépense devrait plutôt faire l’objet d’une DA dans la catégorie PUBLI ou PUBST
• Cotisation pour un individu à une société savante ou à une association professionnelle, scientifique ou culturelle.
  ATTENTION : les cotisations institutionnelles doivent être payées par demande d’achat en utilisant les catégories COTCO ou COTST
• Redevances sur la propriété intellectuelle, lorsque payables à des individus inscrits ou non aux taxes
• Création et modification d’une petite caisse
• Lorsque le fournisseur n’est pas en mesure de fournir une facture
• Honoraires de certains conférenciers(-ières) invité(e)s et travailleurs(-euses) autonomes, veuillez vous référer à l’aide-mémoire pour le traitement des honoraires professionnels d’un conférencier(-ère) invité(e), d’une société ou d’un(e) travailleur(-euse) autonome pour connaître lesquels nécessitent une demande de paiement
• Lorsque vous faites affaire avec une association québécoise non enregistrée au Registraire des entreprises