Obtenir du financement

Avant la rédaction

• Choisissez le bon organisme subventionnaire et le bon programme.
  Assurez-vous que votre projet cadre avec les priorités et exigences de l’organisme. Lisez attentivement les instructions à chaque concours et consultez le matériel didactique mis à votre disposition par l’organisme.
   
• Bien choisir et connaître son comité d’évaluation.
  Chaque comité a une culture qui lui est propre. À titre d’exemple, un comité peut accorder une grande importance au CV du chercheur principal ou de la chercheuse principale et à sa réputation alors que pour d’autres, c’est l’originalité et la qualité du projet qui primeront. Vérifiez si la composition des comités des concours antérieurs est connue. Nous vous encourageons à consulter cette information afin de connaître le profil des gens qui évalueront votre demande.

Si vous n’êtes pas certain ou certaine du comité que vous devriez choisir, n’hésitez pas à communiquer avec une des professeures ou un des professeurs de l’Université Laval qui a siégé sur un de ces comités, idéalement en lui montrant votre résumé de projet. Vous pouvez aussi allez consulter les résumés des demandes financées par le comité choisi. Lorsque demandé, ne pas oublier de bien justifier le choix de votre comité dans le formulaire d’inscription.

Lors de la rédaction

• Utilisez un langage simple, concis et précis (mots, phrases et paragraphes courts). Évitez le jargon trop technique. Utilisez une forme active plutôt que passive.
   
• Aérez votre texte. Des espaces entre les paragraphes et les sections favorisent la lisibilité pour l’examinateur. L’utilisation judicieuse de la taille des caractères, des sous-titres, des retraits de paragraphe et des caractères gras / italiques / soulignés peut servir de complément à l’utilisation d’espaces en blanc.
   
• Un paragraphe efficace commence par une « phrase vedette ». L’écriture est efficace lorsque la personne qui lit sait où elle va.
   
• Attention au choix de la langue :
  • Maîtrisez parfaitement la langue dans laquelle vous rédigez votre demande : mieux vaut une demande bien écrite en français qu’une demande en anglais moins bien maîtrisé
  • Avec une demande en français, attention aux examinateurs et examinatrices que vous suggérez, vous assurez si possible qu’ils et elles maîtrisent bien le français écrit
  • Écrivez en anglais lorsque les experts et expertes du domaine sont majoritairement unilingues anglophones
  • Rédigez le résumé dans les deux langues lorsque la demande est rédigée en français
  • Soyez convaincant(e) et affirmatif(-tive) : donnez une image positive du projet.
  • Résumé : lu en premier par les examinateurs et examinatrices. Il est extrêmement important. Il est fortement recommandé de faire relire votre demande par un ou une de vos collègues.

Planifier son budget

• Vérifiez les catégories de dépenses admissibles et non admissibles selon les règles du concours auquel vous appliquez.
• Consultez la section Les dépenses et les transactions pour connaître les règles en vigueur à l’Université Laval pour les différentes catégories de dépenses.
• Consultez votre centre de recherche pour les taux horaires du personnel de recherche, les frais de services etc.
• Vérifiez avec votre conseiller ou votre conseillère les Frais indirects de la recherche (FIR) qui s’appliquent à votre projet

Frais indirects de la recherche (FIR)

Les coûts indirects de la recherche réfèrent aux dépenses assumées par les universités pour soutenir leur mission de recherche. Il s’agit de frais généraux, communs à un ensemble d’activités de recherche. Les frais indirects comprennent principalement les dépenses suivantes :

• Les dépenses reliées aux services : administration de la recherche aux vice-rectorats et dans les facultés, protection et valorisation de la propriété intellectuelle, gestion financière de la recherche, acquisition de ressources
• Documentaires et coûts de fonctionnement des bibliothèques, ressources informationnelles et de télécommunications utilisées pour la recherche, services juridiques, etc.
• Les dépenses reliées aux espaces de recherche, par exemple : rénovation et entretien des locaux de recherche
• Modernisation et entretien du matériel de recherche et d’autres appareils généraux, coûts d’opération des espaces de recherche, soutien technique pour les laboratoires, les bureaux et autres installations, etc.
• Les dépenses reliées aux exigences réglementaires et aux normes d’agrément : éthique de la recherche visant les sujets humains, protection et soin des animaux, manipulation des substances dangereuses et des biorisques, évaluation d’impacts environnementaux, etc.

Ainsi, pour couvrir ces coûts, l’Université se doit d’appliquer des frais indirects de la recherche (FIR) sur le financement dédié aux dépenses directes de recherche. Les modalités de gestion de la recherche ont été adoptées par le conseil d’administration de l’Université Laval. Vous pouvez consulter les détails de ces modalités : Mesures adoptées le 19 avril 2006.

La règle de base institutionnelle quant au prélèvement des frais indirects de recherche est fixée à :

• 27 % pour les subventions et contrats avec les ministères et organismes provinciaux
• 15 % minimum pour les subventions et 40 % minimum pour les contrats avec tout autre organisme du secteur privé ou public, sauf ceux pour lesquels des taux réduits ont été acceptés, soient le NIH, l’AUF, l’ACDI et le CRDI.

Le montant des frais indirects de la recherche prélevés est réparti entre l’Université et l’établissement du lieu de la recherche.

Relecture

• Certains centres de recherche offrent ou rendent obligatoire la relecture des demandes de subventions. Il s’agit d’une belle opportunité de bonifier votre demande. N’hésitez pas à demander à des chercheurs et des chercheuses de votre domaine et à d'autres de domaines différents de relire votre proposition. Remettez votre texte le plus longtemps d’avance possible afin d’obtenir une rétroaction de qualité. Une rencontre face à face est plus profitable que des commentaires écrits. Les jeunes chercheurs et chercheuses doivent faire appel à leur mentor ou mentore.

Date limite interne

Par souci de respect des échéanciers des organismes subventionnaires et des signataires autorisés, à moins d’avis contraire, il vous est demandé de faire parvenir votre demande à votre conseiller ou conseillère en faculté au minimum 7 jours avant la date limite fixée par l’organisme subventionnaire. Il est important de respecter ce délai minimal en raison de la très forte compétitivité des concours et du volume souvent élevé de demandes déposées à la Faculté.

Pour les programmes d’envergure ou d’infrastructure ainsi que les concours où le volume de demandes est très grand, le délai interne pourra être plus long.

Si les demandes ne sont pas accessibles aux conseillers et aux conseillères via le portail d’un organisme, la version la plus à jour de la demande complète (formulaire administratif, projet, budget et CV) doit être acheminée par courriel.

Toute demande de subvention doit faire l’objet d’une révision de la part des conseillers et des conseillères en développement de la recherche de la Faculté de médecine.

Cette révision permet notamment :

• d'assurer la conformité de la demande aux critères du programme de subvention (conditions d’admissibilité du candidat ou de la candidate, budget, admissibilité des dépenses, objectifs du programme et critères d’évaluation, etc.)
• d'assurer la conformité de la demande aux règles et aux politiques de l'Université Laval (propriété intellectuelle, coûts indirects, etc.)
• de recommander, lorsque nécessaire, des modifications pouvant améliorer vos chances d'obtenir le financement demandé.

Toute demande de financement, qu’importe l’organisme, doit être approuvée par le Vice-décanat à la recherche et aux études supérieures. Les demandes sont validées par les conseillers et conseillères qui les recommandent pour approbation au vice-doyen. Pour certains programmes de financement, il est également nécessaire d’obtenir la signature du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation ou d’autres autorités universitaires. Les conseillers et conseillères se chargent alors de leur transmettre votre demande pour signatures.

Participation en tant que co-chercheur ou co-chercheuse

La plupart du temps, aucune approbation institutionnelle n’est requise pour les demandes où vous agissez en tant que co-chercheur ou co-chercheuse. Si la demande est financée, merci de transmettre une copie de la demande et l’avis d’octroi à votre conseiller ou à votre conseillère en Faculté afin de faire ouvrir une fiche SIRUL. Le projet apparaîtra alors à votre dossier de chercheur ou de chercheuse au VRRCI et cela vous permettra de recevoir les transferts de fonds, le cas échéant.